テンプレートは2つのセクションで構成されています。第1節はAIで実行する調査プロンプトです。第2節は機関に送付する書簡です。このページでは両方の手順と、うまくいかない場合の対処法を説明します。
AIに貼り付ける前に、以下のものをご準備ください。手元にあることで、AIがより有用で正確な調査結果を提供できます。
決定そのもの — 機関から受け取ったレター、通知、メール、またはメッセージ。
日付 — 決定が行われた、またはあなたに通知された日。
結果 — 何が却下、発行、停止、または拒否されたか。
機関の正式名称 — 受け取った書類に記載されている通りの名称。
国 — 決定が行われた国（あなたが住んでいる国とは限りません）。
ダウンロードしたテンプレートを開いてください。第1節の上部に[記入してください]と記載された3つの項目があります：
第1節のそれ以外の部分はそのままご使用いただけます。質問や指示は編集しないでください — AIから最良の調査結果を得るために設計されています。
第1節の全文をコピーして、以下のいずれかのAIシステムに貼り付けてください：
AIは連絡先、外部エスカレーション機関、適用される法的枠組み、書簡の宛先、および実践的な戦略の推奨事項を返します。
調査プロンプトは、AIに対してすべての項目について情報源を引用するよう明示的に指示しています。AIが情報源を引用しない場合は、求めてください。特定の連絡先、オンブズマン、または法的期限が見つからない場合は、その旨を明示するべきです。重要な項目が推測または曖昧のままになっている結果は受け入れないでください。
AIシステムは特に連絡先の詳細、住所、規制機関について不正確または古い情報を提供することがあります。AIの調査から得た連絡先の詳細を使用する前に、簡単なウェブ検索で最新であることを確認してください。機関のウェブサイトや規制機関のサイトで30秒確認するだけで十分です。
AIの調査結果を手元に置いて、ダウンロードしたテンプレートの第2節を開いてください。[記入してください]または角括弧で囲まれたすべての項目を記入してください：
郵送の場合：印刷・署名の上、郵送してください。署名済みの書簡のコピーを保管し、送付日を記録してください。郵送は多くの場合、最も正式で法的に認められた方法です。
メールまたはポータルの場合：AIがメールアドレスまたはオンライン苦情ポータルを特定した場合は、PDFを添付ファイルとして送付できます。送信済みメールのコピーと受け取った確認メッセージを保存してください。
両方の場合：重要なケースでは、郵送とメールの両方で送付することが合理的です — 受け取りの可能性を高め、明確な記録を残します。
この件に関連するすべての文書を一か所に保管してください：元の決定通知、あなたの書簡、AIの調査結果、受け取った回答、その後の書簡。後でエスカレーションが必要になった場合、明確な記録があればすべてが容易になります。
機関が設定した期限内に回答しない場合、または回答があなたの質問に対応していない場合は、選択肢があります。AIの調査結果は、あなたの状況に関連する外部エスカレーション機関を特定しているはずです — 通常はオンブズマン、規制機関、または行政審判所です。
エスカレーションの前に、AIの調査結果で期限を確認してください。多くの外部機関には厳しい期限があります — 元の決定から6週間、または機関の最終回答から3か月と短い場合もあります。これらの期間を過ぎると選択肢が閉じてしまう可能性があります。